Ismerd meg, mik az email írás szabályai, milyen a hivatalos email megszólítás, hogyan használhatsz szabályos aláírást a Gmailben.
Tartalomjegyzék
E-mail írás és e-mail etikett alapszabályai a gmailben
Ugye te is napi szinten használod a gmailt? Az e-mail írás ma már mindennapi rutinunk része, de vajon ismered az alapvető szabályokat? Ne aggódj, most segítek neked eligazodni az e-mail etikett útvesztőjében! Akár hivatalos levelet írsz, akár csak egy gyors üzenetet, fontos, hogy betartsd az alapvető normákat.
Az e-mail írás nem rocket science, de van pár dolog, amire érdemes odafigyelned. Például tudtad, hogy a tárgysor kitöltése kötelező? Ez segít a címzettnek azonnal átlátni, miről szól a leveled. Emellett fontos a megfelelő megszólítás és elköszönés használata is. Ne feledd, az e-mail is egy kommunikációs forma, ahol az udvariasság és professzionalizmus kulcsfontosságú!
A helyesírás és helyesírási hibák kezelése
Sajnos sokan nem fordítanak elég figyelmet a helyesírásra, pedig ez nagyon fontos! A helyesírási hibák rossz benyomást kelthetnek, és akár félreértésekhez is vezethetnek. Szerencsére a gmail beépített helyesírás-ellenőrzővel rendelkezik, ami nagy segítség lehet.
De ne hagyatkozz csak erre! Mindig olvasd át a leveled küldés előtt. Ha bizonytalan vagy valamiben, használj online szótárakat vagy keresd meg a helyes írásmódot. A precíz fogalmazás és hibátlan helyesírás profizmusról árulkodik, és segít, hogy komolyan vegyenek. Ne feledd, a jó helyesírás az első lépés a sikeres kommunikáció felé!
Megszólítás és a címzett kiválasztása
A megfelelő megszólítás kiválasztása kulcsfontosságú, különösen hivatalos levelezés során. Mindig törekedj arra, hogy személyre szabd a megszólítást. Ha ismered a címzett nevét, használd azt. Ha nem vagy biztos benne, inkább válassz általánosabb formát, mint például „Tisztelt Hölgyem/Uram!”.
A címzett kiválasztásánál is legyél körültekintő. Győződj meg róla, hogy a megfelelő e-mail címre küldöd a levelet. Ha több címzettet választasz ki, fontold meg, hogy kinek küldesz közvetlen levelet, és kit teszel másolatba (cc). A bcc (titkos másolat) funkciót csak indokolt esetben használd, például ha sok címzettnek küldesz egyszerre levelet, és nem akarod, hogy lássák egymás e-mail címét.
Tippek, hogy mire érdemes figyelni a levéltörzs megfogalmazásakor
A levéltörzs megfogalmazásakor törekedj a tömörségre és világosságra. Kerüld a hosszú, bonyolult mondatszerkezeteket. Inkább használj rövid, lényegre törő mondatokat. Ne feledd, az emberek általában gyorsan átfutják az e-maileket, ezért fontos, hogy a lényeg azonnal kitűnjön.
Strukturáld a szöveget bekezdésekre, hogy könnyen áttekinthető legyen. Használj felsorolásokat vagy számozást, ha több pontot akarsz kiemelni. A stílusod legyen udvarias, de ne túl formális. Próbálj meg természetes hangnemben írni, mintha személyesen beszélgetnél. És ne feledd, mindig ellenőrizd a leveled küldés előtt!
A tárgysor, cc és bcc használata üzleti levelezés során
Az üzleti levelezésben különösen fontos a tárgysor megfelelő használata. Legyen rövid, de informatív. Kerüld az általános kifejezéseket, mint „Fontos” vagy „Sürgős”. Inkább írd le konkrétan, miről szól a levél.
A cc (másolat) funkciót arra használhatod, hogy olyan embereket is tájékoztass, akiknek tudniuk kell a levél tartalmáról, de nem elsődleges címzettek. A bcc (titkos másolat) akkor jöhet jól, ha olyan embereknek küldesz másolatot, akiknek kilétét nem akarod felfedni a többi címzett előtt. De légy óvatos ezzel, mert félreértésekhez vezethet!
Formális kommunikáció és stílus az e-mailben
A formális kommunikáció során különösen ügyelj a stílusodra. Kerüld a szlenget, a rövidítéseket és az emoji használatát. Használj teljes mondatokat és megfelelő központozást. A levél hangvétele legyen tisztelettudó és professzionális.
Ne feledd, hogy az e-mail írott kommunikáció, így hiányoznak belőle a nonverbális jelek. Ezért különösen fontos, hogy pontosan és egyértelműen fogalmazz. Kerüld a szarkazmust vagy az iróniát, mert ezek könnyen félreérthetőek lehetnek. Ha bizonytalan vagy, inkább válassz semlegesebb megfogalmazást.
Mellékletek csatolása és küldés előtti ellenőrzés
Ha mellékleteket akarsz csatolni az e-mailedhez, mindig ellenőrizd, hogy sikeresen csatoltad-e őket. Semmi sem kínosabb, mint amikor „csatolt dokumentumról” írsz, de elfelejted azt ténylegesen csatolni. A gmail szerencsére figyelmeztet, ha a levélben említesz csatolmányt, de nem csatoltál semmit.
Küldés előtt mindig szánj időt az ellenőrzésre. Olvasd át a leveled még egyszer, nézd meg, hogy minden címzett helyesen van-e megadva, a tárgy megfelelő-e, és a mellékletek rendben vannak-e. Ez a pár extra perc megóvhat a kínos helyzetektől és félreértésektől.
Válaszod és visszajelzést tartalmazó levelek írása
Amikor válaszolsz egy e-mailre, döntsd el, hogy csak a feladónak, vagy mindenkinek válaszolsz-e, aki az eredeti levelet kapta. A „Válasz mindenkinek” funkcióval óvatosan bánj, ne terheld feleslegesen mások postafiókját.
Ha visszajelzést kell adnod, légy konstruktív és konkrét. Kezdd pozitív megjegyzéssel, majd térj rá a fejlesztendő területekre. Mindig adj konkrét példákat és javaslatokat a javításra. És ne feledd, a kritikát is lehet udvariasan és építő jelleggel megfogalmazni. A cél nem a bántás, hanem a segítség és a fejlődés elősegítése.
