Ismerd meg, mik az ütős sajtóközlemény titkai? Mitől jók a sajtóközlemények, hogyan írj hatásos sajtóközleményt?
Tartalomjegyzék
Mit jelent és mire való a sajtóközlemény?
A sajtóközlemény egy olyan írásos anyag, amit a cégek, szervezetek küldenek el a médiának, hogy hírt adjanak magukról. Mindig egy konkrét, hírértékű információt tartalmaz, amit szeretnél eljuttatni a közvéleményhez. Gondolhatod úgy, mint egy belépőjegyet a média világába. Ez a műfaj azért különleges, mert hasonlít egy hír formátumra, de te irányítod a tartalmat. Amikor létrehozol egy ilyen anyagot, tulajdonképpen megkönnyíted a sajtó munkáját.
A hatékony sajtóanyag célja, hogy felkeltse a média figyelmét és közölhető tartalmat kínáljon nekik. Amikor jól csinálod, a sajtó minimális változtatással vagy akár változtatás nélkül átvehetik. Ez számodra azért előnyös, mert a saját szemszögedből mutathatod be a történeted. Fontos tudnod, hogy bár te írod, nem reklámról van szó. Ez inkább egy professzionális tájékoztatás, ami a tényekre és a valódi hírértékre épít. Ma a legtöbb cég rendszeresen használja ezt az eszközt a nyilvánosság elérésére.
A sajtóközlemények legfontosabb funkciói és céljai
A sajtóközlemények egyik fő célja a nyilvánosság elérése és a szélesebb közönséggel való kapcsolatteremtés. Segítségükkel új termékeket mutathatsz be, friss kutatási eredményeket oszthatsz meg, vagy vállalati változásokról tájékoztathatsz. Mindez hozzájárul a hitelesség és a megbízhatóság kiépítéséhez a közönséged szemében. Egy professzionálisan megírt közlemény nemcsak médiaszereplést eredményez, hanem segít a válságkezelésben is. Ilyenkor gyorsan kell hiteles információt közvetítened.
A jó közlemény támogatja a vállalati kommunikáció céljait és a stratégiai üzeneteket. Amikor rendszeresen készítesz ilyen anyagokat, láthatatlan kapcsolatot építesz a média képviselőivel és a célközönségeddel. Gondolj úgy erre a műfajra, mint egy folyamatos párbeszédre a külvilággal. Sok cég esetében a közlemények segítenek növelni a forgalmat, hiszen amikor egy hiteles médium ír rólad, az azonnali tekintélyt kölcsönöz. Ne feledd, hogy a médiajelenlét olyan értéket jelenthet, amit hagyományos hirdetésekkel sokkal drágábban érhetnél csak el.
A sikeres sajtóközlemény felépítése és szerkezeti elemei
- Cím
A jó sajtóközleményt mindig egy figyelemfelkeltő, informatív címmel indítod. A jó cím rövid, de figyelemkeltő és érdekes.
Lead (összefoglaló)
Ez után következik a lead, vagyis a bevezető bekezdés, amely összefoglalja a legfontosabb információkat. Itt válaszolsz az alapvető kérdésekre: ki, mit, mikor, hol, miért és hogyan. - Szöveg
A szövegtörzs részben kifejted a részleteket, általában fordított piramis szerkezetben – a legfontosabb információktól haladva a kevésbé fontosak felé. Mindig szerepelnie kell benne egy-két idézetnek is a céged képviselőjétől, ami személyesebbé teszi a szöveget. - Kapcsolati adatok
A hír jellegű anyag végén találhatók a kapcsolati információk, hogy a media képviselői kitől további információt kérni. - Boilerplate (cégismertető)
Nem szabad megfeledkezned a boilerplate-ről sem, amely bemutatja a vállalat vagy szervezet legfontosabb adatait.
A jól strukturált anyag általában egy oldalon elfér, vagy maximum kettőn. Minden bekezdés logikusan kapcsolódik az előzőhöz, és a mondatok tömörek, lényegre törőek. Fontos, hogy megfelelő alcímeket használj, és ha releváns, akkor képet vagy infografikát is mellékelj, ami megkönnyíti a megértést.
A profi bejelentés létrehozásának alapvető szabályai
A hatékony bejelentés készítésének egyik legfontosabb szabálya az aktualitás. Mindig friss, releváns témát válassz, ami valóban érdekli a célközönségedet. Kerüld a marketingszöveget és a túlzó jelzőket. A sajtó azonnal kiszúrja ezt és csökken a közleményed hitelessége. Használj rövid, tömör mondatokat és szakmai zsargon helyett könnyen érthető megfogalmazást. A jó közlemény tényszerű és konkrét információkat tartalmaz, nem pedig általánosságokat.
A profi anyag mindig objektív hangvételű, még akkor is, ha a saját cégedről beszélsz. Íráskor gondolj mindig arra, hogy az újságíró szemével kell látnod a szöveget – mi az, ami számára és olvasói számára értékes lehet? Tökéletes nyelvhelyesség és hibátlan helyesírás alapkövetelmény. Ne feledkezz meg a naprakész kontaktinformációkról sem. A végén mindig jelezd, ha interjúlehetőséget is biztosítasz a témában. Fontos a mobil eszközökön is jól olvasható formátum, hiszen a média képviselői gyakran telefonon olvassák az érkező anyagokat.
Hogyan érdemes megszólítani az újságírókat?
Az újságírók megszólításánál a személyesség és a releváns témaválasztás a kulcs. Mindig derítsd ki, hogy az adott szakújságíró milyen témakörrel foglalkozik, és csak akkor keresd meg, ha a közleményed tényleg illeszkedik a profiljához. A megszólításban használd a nevét, ne általános „Tisztelt Szerkesztőség” címzést írj. Az email tárgyában már jelezd a közlemény lényegét egy rövid, figyelemfelkeltő mondattal. A levél törzse legyen tömör, lényegre törő, és már itt emeld ki, miért lehet érdekes az olvasóiknak a témád.
A sikeres kapcsolatépítés alapja, hogy tiszteletben tartod az újságírók idejét és munkamódszereit. Például november hónapban már érdemes karácsonyi témákkal megkeresni őket, mert akkor már a decemberi számok anyagait készítik elő. Kerüld a túl gyakori és erőszakos követést – egy udvarias emlékeztető email elegendő a közlemény elküldése után néhány nappal. Ha már korábban volt jó együttműködésed egy újságíróval, hivatkozhatsz rá a megszólításban. Fontos, hogy ne csak akkor keresd őket, amikor szükséged van a médiamegjelenésre – építs hosszú távú, kölcsönösen előnyös kapcsolatot.
A nyilvánosság elérésének hatékony módjai a média segítségével
A média segítségével történő hatékony nyilvánosság-elérés alapvető eszköze a jól időzített közlemény. Ha fontos eseményed vagy bejelentésed van, érdemes egy-két héttel előtte már felkelteni az újságírók figyelmét egy előzetes anyaggal. A kiemelkedő történetek esetében exkluzív interjúkat ajánlhatsz fel bizonyos médiumoknak, ami növeli a megjelenés esélyét. Fontos, hogy mindig legyen vizuális elem is a közleményed mellett – egy jó minőségű kép, grafikon vagy infografika, ami segíti a megértést és vonzóbbá teszi az anyagot.
A márkaépítés szempontjából kulcsfontosságú, hogy következetes üzenetekkel jelenj meg különböző médiafelületeken. A sajtókapcsolatok ápolása folyamatos munkát igényel – nem elég csak akkor keresni az újságírókat, amikor közleményed van. Érdemes követni őket közösségi médiában, reagálni cikkeikre, és szakértő forrásként rendelkezésre állni, amikor a szakterületedről írnak. Minél aktívabb és hasznosabb partnere vagy a médiának, annál nagyobb eséllyel kapnak figyelmet a közleményeid. A hitelesség építése hosszú folyamat, de busásan megtérül, amikor valóban fontos üzenetet szeretnél eljuttatni a nyilvánossághoz.
Az online sajtóközlemény és digitális sajtóközlemény különbségei
Az online sajtóközlemény és a hagyományos közlemény között a legfőbb különbség a formátum és a terjesztés módja. Míg a klasszikus anyagot elsősorban e-mailben küldik el közvetlenül az újságíróknak, az online változat gyakran a cég saját weboldalán vagy sajtószobájában is megjelenik. Az online közlemény rövidebb, tömörebb és több vizuális elemet tartalmaz. Előnye, hogy könnyen megosztható a közösségi médiában, ami növeli az elérést és a láthatóságot. Fontos, hogy az online közleményben használj kulcsszavakat, ami segíti a keresőoptimalizálást.
A digitális sajtóközlemény viszont még több interaktív elemet tartalmaz – beágyazott videókat, animált infografikákat vagy akár interaktív adatvizualizációkat. Ez a forma jobban kihasználja a digitális környezet adta lehetőségeket. A digitális közlemény gyakran tartalmaz visszahivatkozó linkeket a cég weboldalára, ami növeli a forgalmat és javítja a keresőben való láthatóságot. Fontos különbség az is, hogy míg a hagyományos közlemény általában egyirányú kommunikáció, a digitális változat interakciót tesz lehetővé – az olvasók kommentálhatják, megoszthatják és tovább terjeszthetik a tartalmat. Ez lehetőséget ad a vállalatnak, hogy közvetlenül bekapcsolódjon a kialakult párbeszédbe.
A PR és terjesztés, közzététel folyamata és platformjai
A PR szakember munkája nem ér véget a közlemény megírásával – a terjesztés legalább ennyire fontos része a folyamatnak. Először is azonosítanod kell a célközönségednek megfelelő médiumokat és az ott dolgozó újságírókat. Saját adatbázist építhetsz, vagy használhatsz professzionális média-adatbázisokat. A közleményt személyre szabott kísérőlevéllel érdemes elküldeni, kiemelve, miért lehet érdekes az adott médium közönsége számára. Mindig figyelembe kell venned a lapzárta időpontokat is, különösen a nyomtatott sajtó esetében.
A modern közzététel folyamata magában foglalja a sajtóközlemény több csatornán történő terjesztését is. A hagyományos e-mailes kiküldés mellett használhatod a sajtóközlemény-terjesztő platformokat is, amelyek szélesebb körben juttatják el anyagodat. A közösségi médiában is érdemes megosztanod, akár rövidített, az adott platformra optimalizált formában. A tartalommarketing részeként a közleményt saját weboldalad sajtószobájában is elhelyezheted, ahol az újságírók bármikor elérhetik. A terjesztés után fontos a nyomon követés – figyeld a megjelenéseket, és vezess statisztikát arról, mely médiumok, mely újságírók nyitottabbak a témáidra. Ez segít a következő közlemény célzottabb terjesztésében.
